Retrospectives 101UX團隊覆盤會議指南UX

回顧會議（Retrospective）是一種常見於設計和開發團隊的反思性會議，透過總結工作過程中的經驗教訓，幫助團隊制定未來的改進計劃。本文詳細介紹了回顧會議的定義、益處、執行步驟及不同團隊的回顧會議形式。

一、什麼是回顧會議

回顧會議是團隊定期舉行的反思會議，目的是讓成員共同回顧最近完成的工作，反思團隊合作過程中的優缺點，並尋找改進方法。雖然回顧會議通常與敏捷（Agile）或Scrum方法論相關，但無論團隊使用何種開發或設計流程，回顧會議都能帶來幫助。

二、為什麼回顧會議有用

成功經驗告訴我們什麼做得好，而失敗往往帶來更深刻的學習。例如，一個小的調整可能就能挽救整個專案。持續改進流程會顯著提升團隊的質量和效率，這一原則在使用者體驗設計（UX）中同樣適用。

三、什麼時候舉行回顧會議，以及邀請誰參加

對於Scrum團隊，回顧會議通常在每個迭代（Sprint）結束後舉行。如果沒有采用迭代工作模式，可以每兩週、每月或每季度進行一次回顧，具體頻率視團隊需求而定。確保所有團隊成員參與會議，即便某個角色只參與部分工作，也應該邀請他們參加，以獲得全面反饋。

四、如何執行回顧會議的四個步驟

1. 設定期望

會議前，傳送帶有議程和預期結果的日曆邀請，明確討論目標。會議開始時，設定基本規則：

避免指責：用包容性的語言討論問題，如“我們這次沒達成目標”，而非“你導致了...”

專注於團隊改進：目標是提升團隊協作，而非批評個人。

保持開放心態：不要立即否定其他人的想法，即使它與你的體驗不同。

討論時，可以讓大家使用便利貼匿名寫下想法，或輪流發言，確保每個人的意見都被傾聽。遠端團隊可使用視訊會議和支援實時編輯的軟體，保持討論的同步性。

2. 討論做得好的地方

設定規則後，首先討論本次工作中推動團隊前進的因素。可以簡要認可個別成員的成就，但重點應放在團隊整體的成功上。你可以問以下問題：

什麼做得好？

你喜歡什麼？

你學到了什麼？

哪些工具或技術有幫助？

3. 討論需要改進的地方

接下來，討論哪些地方可以在下次做得更好，避免指責個人。可以透過以下問題引導討論：

有什麼不足之處？

我們希望減少什麼？

下次應該怎麼做？

哪些問題阻礙了進展？

帆船的比喻可以作為回顧會議期間的談話開場白。按類別對便箋進行分組：什麼推動團隊前進，什麼拖慢團隊速度，以及什麼威脅工作的成功。

4. 制定行動計劃

討論結束後，制定切實可行的行動計劃，併為每個改進措施分配負責人和完成日期。如果某個任務過大，拆分為多個小任務，以便在多個迭代中逐步完成。將這些行動項記錄在團隊可訪問的地方，便於後續跟進。

具有實時協作功能的數字工具是遠端團隊的理想選擇。此類工具支援隨著時間的推移跟蹤目標和成就，因為您可以輕鬆儲存回顧的輸出並在下次會議上重新審視行動計劃。

五、回顧會議後的跟進

回顧會議結束後，確保團隊跟進行動計劃。在下一次回顧會議上，先檢查上次的行動計劃，標記已完成的事項，未完成的專案則繼續進行跟進。

六、有效回顧會議的小貼士

輪換主持人：不要總由同一人主持會議，輪流主持可以保持團隊的積極參與。

跟蹤長期模式：在專案結束時，回顧反覆出現的問題，展示團隊的進步。

鼓勵所有人參與：避免讓某幾個人主導討論，使用便利貼可以讓內向的成員匿名貢獻想法。

設定固定的會議頻率：無論是兩週一次還是按月進行，確保回顧會議定期舉行，隨著時間的推移，團隊的討論將更加高效。

七、不同團隊的回顧會議形式

產品團隊

產品團隊通常是回顧會議的常見物件，因為他們每日協作密切。隨著時間的推移，團隊互信增強，回顧會議將更加深入。如果長期沒有問題被提出，可能是團隊成員感到不敢說出真實想法。此時，需要重新審視會議環境，確保這是一個沒有報復性風險的安全空間。

UX團隊

對於使用者體驗（UX）團隊，回顧會議可以幫助專注於設計流程或評估方法。例如，當一個UX團隊剛開始使用設計思維時，回顧會議可以幫助總結經驗，調整下一次的工作方法。

領導團隊

領導團隊在實施新戰略或公司計劃時，也可以透過回顧會議反思團隊合作的效果。定期回顧有助於檢查領導目標的進展。

元回顧會議

你還可以定期進行“元回顧”，即反思你的回顧會議是否有效。看看回顧會議是否真正幫助團隊改進了設計流程，避免反覆解決類似問題。

總結

回顧會議為團隊提供了集體改進工作流程的機會。它們在產品開發週期的各個階段都有用，透過加強溝通、增加團隊信任並制定清晰的改進計劃，回顧會議可以幫助團隊不斷進步，邁向更好的迭代和里程碑。